Siapa di antara kamu senang jadi notulis kalau rapat? 🙂
Suatu pertemuan penting yang diadakan tentu memiliki arti. Entah bagi kemajuan tim / organisasi kamu, atau kelancaran proyek kecil, sedang, dan besar. Yang jelas, pertemuan tersebut harus memiliki arah dan nilai bagi organisasi kamu. Untuk memaksimalkan progres sudah berjalan atau belum, maka dari itu dibuatlah notulensi.
Membuat notulensi berarti membuat suatu pertemuan terdokumentasi dalam bentuk tulisan. Dalam hal ini, kata sepakat haruslah tercapai dan buktinya jelas. Apabila tidak ditulis dengan jelas, anggota pertemuan akan mempertanyakan terkait keputusan sehingga muncullah miskomunikasi di kemudian hari.
Kamu bisa menghindari miskomunikasi ini dengan memaksimalkan perananmu dalam rapat. Misal, membuat notulensi tanpa disuruh. Atau memperjelas bagian-bagian tertentu yang rawan miskomunikasi. Atau mungkin membuat referensi pembanding atau memaparkan fakta yang belum terungkap. Banyak bukan?
Dengan kegiatan tulis-menulis, kamu bisa lebih memaknai suatu pertemuan. Entah secara langsung atau tidak langsung, kamu tetap bisa terlibat dalam forum dengan menulis.
Jalannya forum sangat ditentukan oleh keterlibatanmu dalam rapat. Iya kamu, yang lagi membaca teks ini. Bukan yang lain, bukan bos kamu. Kamu sendiri dapat menjadi pemimpin dalam forum berjalan. Entah sebagai notulis, atau sebagai penyampai fakta. Kamu bisa mendengarkan secara aktif.
Ada satu syarat agar kamu bisa memaksimalkan keterlibatanmu dalam forum. Mau tahu nggak? Hehe
Syaratnya adalah, kamu harus berada di ruang rapat saat itu dan di tempat itu juga. Jangan sampai badan kamu di ruang rapat tetapi jiwa kamu melayang-layang. Hal ini penting karena kamu harus berkonsentrasi secara penuh, apabila kamu ingin terlibat.
Dengan demikian, kamu akan lebih sadar diri, sadar situasi, dan sadar peranan. Sadar peranan membuat kamu berharga, dan kamu percaya bahwa kamu lebih dari apa yang orang lain pikirkan.
Memaknai pertemuan dengan membuat tulisan, berarti memaknai saat ini. Kamu tidak hanya hidup, kamu juga menghargai kehidupan.
Menjadi notulis tak selamanya menjemukan. Faktanya, aku sendiri membuat tulisan-tulisan rapat tanpa ada yang menggerakkan dan mengunggahnya di Google Drive :). Bayangkan jika kamu yang melakukannya. Bukan hanya atasan kamu yang merasa kehadiranmu dibutuhkan, anggota lain pun juga begitu.
Jadi, yakinkah kamu bahwa membuat tulisan berarti memaknai sebuah pertemuan? 🙂